Regulamin organizacyjny — spis treści
V. Wewnętrzna struktura organizacyjna oraz zakres działań poszczególnych stanowisk, zespołów.
§ 9
1. Struktura Ośrodka:
W celu sprawnej realizacji zadań statutowych Ośrodka wyodrębniono następującą strukturę organizacyjną:
zespoły, samodzielne stanowiska, ośrodek wsparcia:
- Zespół do spraw świadczeń dla rodzin,
- Stanowiska do spraw dodatków mieszkaniowych, energetycznych, oraz pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów,
- Zespół finansowo-księgowy,
- Stanowisko do spraw pierwszego kontaktu,
- Zespół do spraw pracy socjalnej i usług,
- Zespół do spraw świadczeń przyznawanych decyzją,
- Sekretariat, pracownicy obsługi, magazyn żywnościowy,
- Informatyk,
- Radca prawny,
- Jadłodajnia,
- Świetlica,
- Punkt Informacyjno-Konsultacyjny Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie,
- Klub Seniora.
§ 10
2. Zadania poszczególnych stanowisk, zespołów:
2.1 Zespół do spraw świadczeń dla rodzin:
Zespół ten realizuje zadania wynikające z ustawy o świadczeniach rodzinnych, ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, ustawy o wspieraniu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”.
W zespole jest 4 pracowników. Do zadań pracowników należy:
- Przyjmowanie i kompletowanie dokumentacji dotyczącej spraw realizowanych świadczeń zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
- Prowadzenie postępowania w sprawach przyjmowania i wypłacania świadczeń, a w szczególności sporządzanie decyzji administracyjnych przyznających świadczenia,
- Sporządzanie list wypłat świadczeń,
- Przeprowadzanie wywiadów środowiskowych i odbieranie oświadczeń majątkowych,
- Sporządzanie sprawozdań jednorazowych, miesięcznych, kwartalnych, rocznych,
- Prowadzenie postępowań wobec dłużników alimentacyjnych,
- Ustalanie świadczeń nienależnie pobranych oraz prowadzenie postępowania egzekucyjnego,
- Przekazywanie informacji do biur informacji gospodarczej,
- Prowadzenie postępowania administracyjnego związanego z koordynacją systemu zabezpieczenia społecznego,
- wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego w ramach zajmowanego stanowiska i obowiązujących przepisów.
2.2 Stanowiska do spraw dodatków mieszkaniowych i energetycznych oraz pomocy materialnej
o charakterze socjalnym dla uczniów:
Dodatki mieszkaniowe i energetyczne oraz pomoc materialna o charakterze socjalnym dla uczniów (stypendia) obsługuje 2 pracowników.
Do ich zadań należy:
- Przyjmowanie wniosków od osób zainteresowanych ubiegających się o przyznanie dodatku mieszkaniowego i dodatku energetycznego,
- Udzielanie wszechstronnej informacji interesantom w sprawie pomocy mieszkaniowej,
- Naliczanie dodatków,
- Wprowadzanie danych do komputera i wydawanie decyzji administracyjnych,
- Przygotowywanie list wypłat,
- Prowadzenie dokumentów w zakresie dodatków,
- Sporządzanie wniosku o przyznaniu dotacji na wypłaty dodatku energetycznego,
- Sporządzanie rozliczeń z wykorzystania dotacji na dodatki energetyczne.
- Prowadzenie postępowań w zakresie pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów w tym przygotowywanie decyzji administracyjnych, wypłat, rozliczeń oraz sprawozdań w tym zakresie.
2.3. Zespół finansowo-księgowy:
W skład zespołu wchodzi główny księgowy, z-ca głównego księgowego, księgowy, kasjer.
Do zadań zespołu należy:
- Opracowanie rocznego projektu finansowego,
- Realizacja wydatków wynikających z charakteru działalności Ośrodka zgodnie z zatwierdzonym planem finansowym,
- Przyjmowanie i ewidencjonowanie wpływów na konta Ośrodka z tytułu dochodów samorządowych, zwrotu wydatków i innych rozliczeń,
- Dokonywanie kontroli dokumentów wpływających do księgowości, a następnie ich akceptacja, dekretacja, kompletowanie, księgowanie i wykonywanie innych czynności wynikających z ustaw,
- Prowadzenie urządzeń księgowych, syntetycznych i analitycznych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości,
- Dokonywanie wszystkich czynności wynikających z tytułu wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą tj.: sporządzanie list płac, list dofinansowania z ZFŚS i ekwiwalentów,
- Wykonywanie wszystkich rozliczeń z: ZUS-em, Urzędem Skarbowym, Urzędem Pracy, NFOZ, Urzędem Statystycznym, i innych czynności wynikających z płac np. wydawania zaświadczeń o zarobkach oraz zaświadczeń emerytalno-rentowych,
- Prowadzenie kompletnej dokumentacji płacowej i zasiłkowej,
- Prowadzenie kasowej obsługi świadczeniobiorców Ośrodka oraz wykonywanie innych czynności kasowych wynikających z ustaw, rozporządzeń i zarządzeń,
- Czuwanie nad terminowym regulowaniem zobowiązań i windykacją należności,
- Prowadzenie szczegółowych rozliczeń przypisów i odpłatności z tytułu usług opiekuńczych wykonywanych na rzecz podopiecznych,
- Prowadzenie urządzeń księgowych związanych z gospodarką, zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, zaliczką alimentacyjną i funduszem alimentacyjnym,
- Wykonywanie czynności wynikających z instrukcji inwentaryzacyjnej,
- Sporządzanie sprawozdań, informacji i analiz z realizacji zadań Ośrodka,
- Przygotowanie wniosków odnośnie zmian w planie finansowym Ośrodka,
- Opracowanie i aktualizowanie wewnętrznych instrukcji sekcji dotyczących rachunkowości,
- Przygotowanie projektów zarządzeń dotyczących polityki rachunkowości,
- Sporządzanie bilansu rocznego,
- Sporządzanie i wysyłanie miesięcznych i rocznych informacji do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
2.4. Stanowisko do spraw pierwszego kontaktu:
Zadaniem pracownika zatrudnionego na stanowisku ds. pierwszego kontaktu jest profesjonalne potraktowanie zgłaszającej się o pomoc osoby lub osoby zgłaszającej przypadek wymagający pomocy. Pracownik pierwszego kontaktu informuje o wszelkich możliwych formach pomocy i przysługujących prawach osobom zgłaszającym się do Ośrodka, przeprowadza rozmowę diagnozującą i rozpoznaje wstępnie problem, a także przyjmuje wnioski o udzielenie pomocy. Kieruje osobę zgłaszającą się do odpowiednich zespołów, pracowników (stanowisk) właściwych do załatwienia określonej sprawy. Pracownik z uwagi na pierwszy kontakt z klientem poza przyjęciem dokumentacji, wniosku, korespondencji udziela również doraźnych form wsparcia.
Do obowiązków pracownika pierwszego kontaktu należy w szczególności:
- Przyjmowanie osób zgłaszających się po raz pierwszy do Ośrodka i kierowanie ich do właściwego zespołu, pracowników (stanowisk) po przeprowadzeniu wstępnej rozmowy,
- Udzielanie osobom i rodzinom informacji w sprawach pomocy społecznej, organizacji pracy Ośrodka oraz prawach i uprawnieniach i instytucjach właściwych do załatwienia sprawy osoby zgłaszającej się do Ośrodka,
- Kierowanie do innych jednostek lub instytucji właściwych do załatwienia określonej sprawy,
- Współpraca i współdziałanie z innymi specjalistami w celu przeciwdziałania i ograniczenia trudności w prawidłowym funkcjonowaniu osób i rodzin, w szczególności łagodzenie skutków ubóstwa, umawianie na spotkania,
- Przyjmowanie i wydawanie zaświadczeń osobom zainteresowanym w oparciu o dokumenty i oświadczenia oraz prowadzenie rejestru wydanych zaświadczeń,
- Współuczestniczenie w inspirowaniu, opracowywaniu, wdrażaniu oraz rozwijaniu lokalnych programów pomocy ukierunkowanych na podniesienie jakości życia, zapobieganiu marginalizacji życia osób, rodzin i grup a także przeciwdziałanie negatywnym zjawiskom w środowisku lokalnym,
- Przeprowadzanie wywiadów środowiskowych, praca socjalna,
- Inne zadania powierzone przez Kierownika.